Logo-Team-Studie: Bestandsmanagement in deutschen Mittelständlern: Lagerverwaltung: Bestände runter

Weniger Kapitalbindungskosten, mehr Liquidität, geringere Prozesskosten und bessere Versorgungssicherheit – ein funktionierendes Bestandsmanagement bietet viele Vorteile. Trotzdem wird die Bedeutung des Themas in vielen deutschen Unternehmen stark unterschätzt. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie der Karlsruher Logistikberatung Logo-Team. Untersucht wird der Status quo des Bestandsmanagements in deutschen mittelständischen Unternehmen. Ziel ist es, für die Brisanz dieses Themas zu sensibilisieren sowie Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Optimierungspotenzial vorhanden
Im Rahmen der Erhebung wurden 47 mittelständische Unternehmen zu ihrem Bestandsmanagement befragt. Darüber hinaus führte die Logistikberatung 20 Interviews mit Geschäftsführern sowie Logistik- und Controllingleitern aus Industrie und Handel durch. Dabei zeigte sich, dass sich nur ein geringer Teil der Befragten der wirtschaftlichen Chancen, aber auch der Risiken bewusst ist und infolgedessen einen sensiblen Umgang mit den Beständen pflegt.
So wird bei lediglich 15 Prozent der Unternehmen das Bestandsmanagement als ein wichtiger Bestandteil der allgemeinen Geschäftsprozesse verstanden. Und etwa die Hälfte der Teilnehmer hat die Bedeutung nach eigener Aussage zwar erkannt, jedoch bisher keine Maßnahmen konsequent umgesetzt. Selbst Unternehmen, die bereits ein Bestandsmanagement über die gesamte Supply Chain betreiben, haben demnach noch erhebliches Optimierungspotenzial. Ein grundsätzliches Problem ist die mangelnde (Prozess-)Transparenz in den Unternehmen. Das beginnt bereits bei der klaren Definition der Zuständigkeit.
Diese könnte beim Logistik-/Lagerleiter liegen. Um alle Abläufe im Lager zu koordinieren, muss er in die Entscheidungen der Geschäftsführung mit einbezogen werden. Darüber hinaus dient er als Schnittstelle zu den einzelnen Abteilungen, um auf Schwachstellen hinzuweisen, Abstimmungen vorzunehmen und Verbesserungen des Bestandsmanagements anzustoßen. So die Theorie.
In der Praxis ergibt sich ein anderes Bild: Laut Studie beschäftigen lediglich 61 Prozent der befragten Unternehmen einen Lagerleiter. Oftmals (39 Prozent) wird diese Aufgabe hingegen einem Mitarbeiter im Unternehmen übertragen, der weder über die nötigen Fachkenntnisse noch über die Zeit verfügt, um sich des Bestandsmanagements anzunehmen. Ein Austausch mit der Geschäftsleitung findet in der Regel nur selten statt.
Ein weiteres Problem: Ein Großteil der Unternehmen verfügt nicht über eine ausreichende Verknüpfung zwischen den operativen und kaufmännischen Fachbereichen. Eine Verzahnung beider Bereiche ist laut Expertenmeinung jedoch ein entscheidendes Kriterium für ein effizientes und nachhaltiges Bestandsmanagement. Das gilt vor allem für die Logistik als eine der am stärksten betroffenen Abteilungen. Jedoch belegt die Studie, dass gerade in diesem Fachbereich die Diskrepanz zwischen operativer und kaufmännischer Verantwortung sehr groß ist.
Dies legt den Schluss nahe, dass sich besonders operative Fachbereiche, wie die Logistik, der kaufmännischen Tragweite ihrer Handlungen nicht immer bewusst sind. Sie sind daher auf einen intensiven Austausch mit Fachabteilungen, wie Vertrieb, Produktion und Einkauf, angewiesen. Zudem rücken die Abteilungen Entwicklung, Konstruktion, Marketing und Produktentwicklung immer mehr in den Vordergrund. Die Studie zeigt jedoch, dass diese wesentlichen „Player“ des Bestandsmanagements zumeist nicht eng genug in die Prozesse eingebunden werden. Dies hat zur Folge, dass „Bestandstreiber“ wie laufende Sortimentserweiterungen zur Bestandsexplosion und somit zu wirtschaftlichen Einschränkungen führen.
Die Bestandsoptimierung erfordert daher zwingend ein Controlling, das sinnvoll in das Unternehmenscontrolling eingebettet ist. Doch obwohl die Planung, Steuerung und Kontrolle elementare Bestandteile des Bestandsmanagements sind, ergab die Befragung ein recht widersprüchliches Bild. Für 65 Prozent der Interviewpartner ist ein Controlling entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Fehler in der Bestandsführung könnten so ermittelt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Diese Möglichkeiten bleiben allerdings häufig ungenutzt: Nur rund 50 Prozent der Befragten gaben an, ihre Planung regelmäßig zu überdenken und bei Bedarf anzupassen. Darüber hinaus fehlen in den meisten Unternehmen die nötigen IT-Systeme, um eine prozessbegleitende und aussagekräftige Bestandskontrolle durchzuführen. Viele Betriebe arbeiten mit veralteten Lösungen, die keine übergeordnete Transparenz ermöglichen. Die Notwendigkeit, das Thema EDV als einen Aspekt des Bestandsmanagements aufzugreifen, steigt dadurch.
Viele Unternehmen erkennen zudem nicht, dass Bestandsmanagement kein reines Indus­trie- und Handelsthema ist. Wie branchenübergreifend die Thematik ist, zeigt sich am Beispiel der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH (DVV) und deren Tochtergesellschaften. Die laufend durchzuführenden Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen der Netzteile Strom, Wasser, Fernwärme und Gas erfordern maximale Versorgungssicherheit, ohne dass hierbei die Bestände und die damit verbundenen Prozesskosten aus dem Auge verloren werden dürfen.
Schwachstellen finden
Dieser Anspruch gestaltete sich durch die hohe Veränderungsgeschwindigkeit in der Energiewirtschaft in den letzten Jahren sehr komplex. Die Folge: Prozesse wurden zunehmend intransparent und kostenintensiv. Die DVV beauftragte daher Logo-Team, das in die Jahre gekommene Bestandsmanagement zu überholen. Vorrangiges Ziel war, bisherige Schwachstellen aufzuspüren, dezentrale Lagerorte zu zentralisieren und das gesamte Bestandsmanagement zu optimieren. Neben einer Grundbereinigung sowie einer Modifikation der Systemgrunddaten und der Prozesslandschaft wurden auch die Dispositionslogiken und -parameter verändert. Im Ergebnis wurde der Bestand um weit über 20 Prozent reduziert und die Prozesskosten minimiert. Heute werden Bauteile zudem vorwiegend on demand bestellt, sodass nur noch ein Zentrallager nötig ist, ohne die Versorgungssicherheit zu gefährden.
Die Studie zeigt: Während Fertigungsprozesse wohldurchdacht werden und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterliegen, wird das im Bestandsmanagement und damit im Lager liegende Potenzial von vielen Unternehmen unterschätzt. Wirtschaftliche Einschränkungen werden damit zwangsläufig in Kauf genommen. Fehleinkäufe, Schwierigkeiten mit der Supply Chain sowie Verhandlungsschwierigkeiten mit Banken und Investoren sind nur einige mögliche Folgen. Um solchen Gefahren vorzubeugen und um frühzeitig agieren zu können, ist es daher erforderlich, das eigene Bestandsmanagement auf Schwachstellen zu überprüfen, es weiter auszubauen und im Zuge dessen in die Prozesslandschaft des Unternehmens zu integrieren. Denn nur eine ganzheitliche Sicht ermöglicht es, den Erfolg langfristig zu sichern.
Der Autor
Martin Stoll ist Geschäftsführer der Logistik- und Organisationsberatung Logo-Team. Seine Beratungsschwerpunkte liegen neben der Beschaffungslogistik vor allem auch in der Intralogistik und Warendistribution.