Bestandsmanagement: Gustav Barth optimiert Lagerbestand und Disposition

Der Bedachungsgroßhändler Gustav Barth hat seine Lagervorräte durch eine Software dem tatsächlichen Bedarf angepasst.

7.500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 m² verteilt. | Bild: Gustav Barth GmbH
7.500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 m² verteilt. | Bild: Gustav Barth GmbH
Tobias Schweikl

Der Gustav Barth GmbH verkauft Bedachungszubehör, Bleche und Bänder. 120.000 Bestellungen bearbeitet der Großhändler aus Renningen pro Jahr. Das Sortiment umfasst 10.000 unterschiedliche Artikel aus dem Klempner- und Bedachungsbereich. 7.500 Produkte gehören zum festen Lagerbestand und sind auf sechs Logistikstandorte mit einer Gesamtfläche von 12.000 m² verteilt. Die Lagerumschlagquote liegt bei 7,5.

Saisonal bedingt schwankt die Nachfrage nach Bedachungsmaterial stark: Im Frühjahr und Sommer ist sie höher als im Winter. Um die Lagervorräte dem tatsächlichen Bedarf anzupassen und Überbestände zu vermeiden, hat das Unternehmen das Bestands- und Dispositionsoptimierungssystem „SNC/Inventory+“ eingeführt. Die Software der Sievers-Group ist vollständig in das ERP-System „Microsoft Dynamics NAV“ integriert. Das Ergebnis ist eine um 30 Prozent schnellere Disposition und ein um zehn Prozent verringerter Lagerbestand bei verbesserter Lieferfähigkeit.

„Die präzise Verkaufsprognose sowie die schnelle Berechnung des Out-of-Stock-Zeitpunkts einiger unserer Schnelldreher haben uns überzeugt“, erklärt Andreas Votteler, Geschäftsführer von Gustav Barth.

Um eine durchgehend hohe Verfügbarkeit seiner Artikel zu gewährleisten, muss Gustav Barth zur richtigen Zeit ausreichende Mengen nachbestellen. Der Großhändler plante seine Bestände und den Einkauf bisher ausschließlich auf Basis des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV. Die Mitarbeiter legten aufgrund von Erfahrungswerten manuell Höchst- und Mindestbestände für die einzelnen Artikel fest. Darauf aufbauend generierte die IT-Lösung Bestellvorschläge.

Saisonale Schwankungen werden jetzt berücksichtigt

Da dieses statische System saisonale Schwankungen im Bedarf nicht in die Berechnungen einbezog, wurden die Sicherheitsbestände häufig zu hoch oder zu niedrig angesetzt. Die geringere Nachfrage nach Bedachungsmaterial im Winter oder die Spitzen im Sommer blieben unberücksichtigt. Die Folge: Der Großhändler bevorratete oft eine zu große oder zu geringe Anzahl von Artikeln, was im Ergebnis zu erhöhten Kapitalbindungskosten oder zu Lieferrückständen führte.

Auf der Basis von Verkaufszahlen aus den letzten zwei Jahren und unter Einbindung statistischer Verfahren errechnet SNC/Inventory+ nun automatisch die optimale Bestellmenge für einen frei wählbaren Zeitraum. In die Prognose fließen saisonale Schwankungen mit ein. Daher dienen immer zwei Jahre als Grundlage der Berechnung, Ausreißer in der Nachfrage werden durch Algorithmen geglättet.

Für die Absatzprognose legt das System den vorab definierten Servicegrad eines Artikels zugrunde. Dieser ist individuell einstellbar und gibt an, wie viel Prozent aller denkbaren Bestellungen eines Artikels sofort ausgeführt werden können. Je höher diese Verfügbarkeit, desto größer ist auch der Sicherheitsbestand.

„Bei Artikeln, die wenig Platz benötigen und daher leicht zu lagern sind, stellen wir den Servicegrad relativ hoch ein, bei sperrigen Artikeln niedriger. Im Durchschnitt aller Artikel liegt er bei 92 Prozent“, erläutert Votteler.

Ein wichtiges Werkzeug, um Bestände zu optimieren und das Sortiment aktuell zu halten, ist die automatische Analysefunktion von SNC/Inventory+. Sie dient der Klassifikation der Lagerbestände in ABC- und XYZ-Artikel. Erstere werden nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz gegliedert, Letztere danach, wie regelmäßig sie verkauft werden. Das ist besonders für Aktions- oder Saisonware relevant. Die Software aktualisiert die Kategorisierung der Artikel alle zwei Stunden und liefert damit jederzeit präzise Informationen zur Absatzentwicklung und zur Zusammensetzung des Bestands.

„Wir sehen sofort, wenn ein Artikel sich deutlich schlechter verkauft als ursprünglich angenommen, und optimieren entsprechend ständig unsere Sortimentsplanung“, so Votteler.

In Abhängigkeit von Lagerbestand, Artikelklassifikation, Jahreszeit und Absatzprognose generiert das System automatisch einen Bestellvorschlag. Dieser ist in Microsoft Dynamics NAV einsehbar und kann akzeptiert oder manuell angepasst werden.

„Für die X- und Y-Artikel mit konstantem oder leicht schwankendem Verkauf liefert SNC/Inventory+ sehr verlässliche Bestellvorschläge. Diese werden zu 75 Prozent übernommen“, erläutert Votteler. Die Disponenten haben so mehr Zeit, sich mit strategisch wichtigen Produkten und der komplexen Disposition der Z-Artikel zu befassen.

Individuelle Lieferkette

Dem Hauptsitz von Gustav Barth sind ein größeres und zwei kleine Läger zugeordnet, dem größeren Lager wiederum zwei weitere Läger. Die kleineren Läger bestellen nicht direkt beim Lieferanten, sondern beim Hauptsitz.

„SNC/Inventory+ berücksichtigt diese Lieferketten und nimmt statt Einkaufsbestellungen Umlagerungen vor“, so Votteler.

Umgehend erhält der Hauptsitz eine Information, welche Artikel in den angeschlossenen Lägern benötigt werden. Steht beispielsweise ein größerer Absatz eines Artikels bevor, der in einem kleinen Lager bevorratet wird, kann der Hauptsitz rechtzeitig bestellen.

„Dieser Informationsfluss war vor Einführung der Software bedeutend langsamer“, berichtet Votteler.

Da das Programm mit festen Liefertagen arbeitet, ergibt sich ein geregelter Bestellrhythmus. Besteht die Gefahr, dass ein Artikel schon vor dem festgelegten Liefertermin ausverkauft ist, sendet die Software einen Warnhinweis. Das ist der Fall, wenn der Sicherheitsbestand um 50 Prozent unterschritten ist. Bei diesen Artikeln können die Disponenten außerplanmäßig Nachbestellungen auslösen.

Der Einkauf von Gustav Barth ist nicht zentral organisiert. Ausgebildete Mitarbeiter sind für Beschaffung und Disposition zuständig und einzelnen Produkten zugeordnet. Durch die vollständige Integration von SNC/Inventory+ in Microsoft Dynamics NAV musste der Großhändler keine zusätzlichen Software-Lizenzen für die derzeit sechs Einkäufer erwerben – ein großer wirtschaftlicher Vorteil.

Messbarer Erfolg

Darüber hinaus arbeiten die Mitarbeiter weiter mit der bekannten Nutzeroberfläche von Microsoft Dynamics NAV. Sie greifen schnell auf alle Daten zu, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Dank der einfachen Bedienungsweise konnten die Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Erklärung der Zusatzfunktionen selbstständig mit der IT-Lösung arbeiten. Umfangreiche Schulungen waren nicht notwendig.

„Durch die Einführung von SNC/Inventory+ haben wir in der Disposition eine Zeitersparnis von 30 bis 40 Prozent erzielt. Unsere Mitarbeiter können sich nun voll auf wertschöpfende Prozesse konzentrieren“, resümiert Votteler.

Erreicht wird dies unter anderem durch eine Reduktion der Artikelanzahl im Bestellvorschlag.

„Hatten wir früher rund 40 bis 50 Artikel in einem Vorschlag, sind es heute nur noch 15 bis 20“, so Votteler.

Mit der Vorausplanungsoption der Software sind zudem Planungen bis zu vier Wochen im Voraus möglich. Das ist beispielsweise bei bevorstehenden Urlaubszeiten von Mitarbeitern hilfreich. Außer zu Arbeitserleichterungen hat die Software auch zu einer Verringerung des Lagerbestands um rund zehn Prozent geführt. Dabei garantiert der Großhändler durch den individuell einstellbaren Servicegrad eine zuverlässig hohe Lieferfähigkeit. Als nächsten Schritt plant Gustav Barth die Integration eines Onlineshops in Microsoft Dynamics NAV, für den ebenfalls mit SNC/Inventory+ disponiert werden soll.

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