Elektronischer Lieferschein: 100.000 gedruckte Belege weniger bei Otto Dörner

Das Schüttgut- und Entsorgungsunternehmen Otto Dörner hat 98.000 Baustellentouren digitalisiert. Die Ablieferbelege stehen nun allen Beteiligten online und ohne Zeitverzug zur Verfügung.

Die 140 eigenen und fremden Fahrzeuge im Geschäftsbereich Kies, Sand und Deponien sind mit Samsung Tablets und einer Telematik-App ausgestattet. | Bild: Otto Dörner
Die 140 eigenen und fremden Fahrzeuge im Geschäftsbereich Kies, Sand und Deponien sind mit Samsung Tablets und einer Telematik-App ausgestattet. | Bild: Otto Dörner
Tobias Schweikl

Die Otto Dörner Kies und Deponien GmbH hat mit der Einführung des elektronischen Lieferscheins im kurzfristigen Ver- und Entsorgungsgeschäft hat einen weiteren Meilenstein ihrer Digitalisierungsstrategie erreicht. Gemeinsam mit der Opheo Solutions GmbH löste das inhabergeführte Schüttgut- und Entsorgungsunternehmen bereits im Frühjahr 2021 die Lieferscheine aus Papier ab.

Von der Maßnahme profitieren pro Jahr rund 98.000 Baustellen-Touren für das Beliefern mit Kies und Sand sowie für die Entsorgung verschiedenster Materialien. Durch die Digitalisierung des Prozesses stehen die Ablieferbelege nun allen Beteiligten ohne Zeitverzug zur Verfügung. Das beschleunige die Abrechnung und erhöhe die Kundenzufriedenheit. Außerdem würden jährlich rund 100.000 gedruckte Lieferscheine und etliche Druckerpatronen eingespart.

Opheo Solutions zählte mit ihrem Transportleitstand „Opheo“ und der Telematiklösung „Opheo Mobile“ bereits seit 2015 zu den IT-Partnern von Otto Dörner. Zum Beginn der Kooperation wurden die 140 eigenen und fremden Fahrzeuge im Geschäftsbereich Kies, Sand und Deponien mit Samsung Tablets ausgerüstet, die über die Telematik-App Opheo Mobile verfügen. Die App übernimmt auch bei den elektronischen Lieferscheinen und Wiegekarten eine Schlüsselrolle, indem sie die Fahrer Schritt für Schritt durch die Liefer- und Abholprozesse führt.

„Bei Schüttguttransporten und Entsorgungsleistungen gab es bislang noch keine elektronischen Lieferscheine, weil hier sehr viele Einflussfaktoren, Sonderfälle und Zwischenschritte berücksichtigt werden müssen“, so Projektleiterin Steffi Weber, die bei Otto Dörner den kaufmännischen Bereich verantwortet.

Die Entwicklung der digitalen Liefer- und Entsorgungsprozesse erfolgte daher in enger Abstimmung mit Führungskräften, Fahrern und Disponenten.

„Die Zusammenarbeit mit dem praxisnahen Entwickler-Team von Opheo Solutions hat großartig funktioniert“, so Weber.

Der Fahrer würde sehr gut durch die App unterstützt, so dass beim Dokumentieren der Aufträge keine Angaben vergessen und Fehler fast ausgeschlossen werden könnten. Als Beispiel nennt die Prokuristin das Eintragen von Wartezeiten oder das Dokumentieren vergeblicher Anfahrten.

Beim Anliefern von Kies oder Sand an eine Baustelle führt der Fahrer eine Wiegekarte und einen elektronischen Lieferschein mit sich, der beim Empfang der Ware auf dem Tablet unterschrieben wird. Die Wiegekarte wird mit Hilfe der App und der im Tablet integrierten Kamera eingescannt und in ein PDF-Dokument umgewandelt. Diese Datei wird automatisch zum jeweiligen Auftrag hinzugefügt und steht sofort für die Abrechnung, den digitalen Dokumentenversand und die Archivierung zur Verfügung. Den Kunden werden die Daten und Dokumente darüber hinaus automatisch per E-Mail bereit-gestellt.

Beim Abholen beziehungsweise Entsorgen von Material von einer Baustelle generiert Opheo einen vorläufigen elektronischen Lieferschein „in Rohfassung“. Zu diesem Zeitpunkt steht weder das Gewicht der Ladung, noch deren genaue Beschaffenheit fest. Der Kunde quittiert den vorläufigen Lieferschein mit einer Planmenge auf dem Tablet des Fahrers, während die tatsächlichen Angaben zu Gewicht und Materialart erst in der Deponie ermittelt und an Opheo übertragen werden.

Die hier erstellten Wiegenoten werden derzeit noch analog erstellt und mit der App eingescannt, zumal es sich bei den Abladestellen nicht immer um Standorte der Otto Dörner Gruppe handelt. Das vollständige Digitalisieren dieser Belege soll in einem späteren Projekt folgen.

„Die Umstellung war ein Eingriff in den Workflow unserer Kunden, wobei die Bandbreite vom kleinen Landschaftsgärtner bis hin zum großen Baukonzern reicht“, so die Projektleiterin.

Vor diesem Hintergrund hatte Otto Dörner im Vorfeld der Umstellung zum 1. Februar 2021 mehrere Tausend Informations-Flyer drucken und durch die Fahrer bei den Kunden verteilen lassen. Darin wurde verdeutlicht, dass die Kunden anstelle der gewohnten Papierdurchschläge in Zukunft digitale Belege erhalten würden. In den ersten Wochen nach dem Go-live seien zwar noch einige Fragen aufgetreten, aber inzwischen seien die Kunden von den Vorteilen der elektronischen Lieferscheine überzeugt.

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