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Lebensmittellogistik: Software sorgt für Sicherheit

Durch ein neues Lagerverwaltungssystem hat der Lebensmittellieferant Rullko Transparenz über Bestände und Prozesse geschaffen. Parallel konnten Auftragsdurchlaufzeiten verkürzt, Fehler eliminiert und die Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit gesteigert werden.

Am direkt an der Autobahn A2 gelegenen Firmensitz im nordrhein-westfälischen Hamm beschäftigt Rullko rund 150 Mitarbeiter und bevorratet dort ein Vollsortiment von mehr als 20.000 Artikeln. | Bild: proLogistik
Am direkt an der Autobahn A2 gelegenen Firmensitz im nordrhein-westfälischen Hamm beschäftigt Rullko rund 150 Mitarbeiter und bevorratet dort ein Vollsortiment von mehr als 20.000 Artikeln. | Bild: proLogistik
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Tobias Schweikl

„Aus Freude an Qualität“ – unter dieser Maxime beliefert Rullko seit mehr als 90 Jahren bundesweit sowohl Großküchen als auch Gastronomiebetriebe mit einem breit gefächerten Sortiment an Lebensmitteln. Dabei versteht sich das in vierter Generation familiengeführte Unternehmen nicht nur als reiner Großhändler, sondern vielmehr als Anbieter ganzheitlicher Problemlösungen, um einen Zusatznutzen für die Kunden zu generieren. So werden zum Beispiel spezielle Software-Anwendungen für ein modernes Verpflegungsmanagement entwickelt, das von der Planung des Speisenangebotes unter Berücksichtigung gesetzlicher Forderungen bis zur Abrechnung von Küchenleistungen reicht.

Am direkt an der Autobahn A2 gelegenen Firmensitz im nordrhein-westfälischen Hamm beschäftigt Rullko rund 150 Mitarbeiter und bevorratet dort ein Vollsortiment von mehr als 20.000 Artikeln. Die Belieferung der rund 8.000 Kunden erfolgt über einen eigenen Fuhrpark. Täglich fallen um die 25 Touren an, über die neben Seniorenzentren und Kliniken auch Systemgastronomen, Kiosk-Betreiber, Landgasthöfe und Sterne-Restaurants HACCP-gerecht mit Lebensmitteln versorgt werden. Rullko Großeinkauf ist nach dem IFS Logistics-Standard zertifiziert und zudem Kooperationspartner im Unternehmensverbund Intergast Großverbraucherservice Handelsgesellschaft mbH.

Verbesserte Performance im Blick

Auf einer Gesamtfläche von etwa 20.000 m² werden Frischfleisch und Wurstwaren, Molkereiprodukte, Trockenwaren, Konserven, Getränke, Tiefkühlkost und Non-Food-Artikel gelagert. Entsprechend untergliedern sich die Bereiche in ein Trocken-, Frische-, Tiefkühl- und Saisonlager. Bis zum Umstieg auf eine durchgängig digitalisierte Lagerverwaltung erfolgte die Abwicklung der Logistik mithilfe von Picklisten, die manuell abgearbeitet wurden.

„Anfang 2017 haben wir uns für die Einführung eines Lagerverwaltungssystems entschieden, um die Bestandsgenauigkeit zu erhöhen, Fehler bei der Kommissionierung sowie im Wareneingang zu verringern und Auftragsdurchlaufzeiten zu verkürzen“, erklärt Uwe Langerbeins, Leiter EDV, Organisation, Controlling, Logistik, Rechnungswesen und Verwaltung bei der Rullko Großeinkauf GmbH & Co. KG.

Parallel versprachen sich die Verantwortlichen eine weiter verbesserte Rückverfolgbarkeit durch eine optimierte MHD- und RLZ- sowie Chargenverwaltung (MHD = Mindesthaltbarkeitsdatum / RLZ = Restlaufzeit). Mit der Umsetzung des Projekts wurde das im nahegelegenen Dortmund ansässige Intralogistiksystemhaus proLogistik beauftragt.

Dazu Uwe Langerbeins: „Kurze Wege sowie die langjährige Erfahrung des Unternehmens bei der Implementierung von Lagerverwaltungssystemen waren Faktoren, die die Anbieterauswahl beeinflusst haben. Nicht minder von Relevanz war aber auch der Umstand, dass proLogistik neben der Software auch gleich die erforderliche Hardware aus einer Hand mitliefert.“

Überzeugt habe darüber hinaus die Branchenanwendung „pL-Store Foodline“. „Mit dieser Lösung bieten wir ein Lagerverwaltungssystem an, in dem zahlreiche Funktionen, die speziell für den Lebensmittelgroßhandel von Relevanz sind, bereits im Standard enthalten sind“, ergänzt Richard Martin, der für den Branchenvertrieb Foodline bei proLogistik zuständig ist.

Nach ersten Detailabklärungen Mitte Juni 2017 wurde das Pflichtenheft bereits zwei Monate später abgenommen, so dass mit der Implementierung des Lagerverwaltungssystems inklusive dessen Anbindung an das vorhandene Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics AX begonnen werden konnte.

Die Inbetriebnahme erfolgte in vier Schritten zwischen Februar und Juli 2018. „Das Phasenmodell wurde gewählt, um die Komplexität und damit das Einführungsrisiko zu verringern“, erläutert Richard Martin. So sei beispielsweise das Ostergeschäft vergleichsweise unkritisch, sodass die Kunden von möglicherweise auftretenden Startschwierigkeiten nicht sonderlich tangiert werden würden.

Folgerichtig wurde das Saisonlager mit den Funktionsmodulen Wareneingang und Transporte bestückt, um im Anschluss an die Vereinnahmung der Osterwaren direkt mit der Kommissionierung zu starten.

Beleglos zu erhöhter Produktivität

Sukzessive konnte jeweils der Go-Live im Trocken- und Frischelager sowie in dem an einem separaten Standort eingerichteten Tiefkühllager (TK-Lager) abgeschlossen werden. Seither erfolgt die Auftragsabwicklung durchweg beleglos. Statt aufwändig mit Picklisten hantieren zu müssen, werden die Mitarbeiter durch mobile Hardware von pro Logistik unterstützt.

Im Wareneingang dienen Terminals der Vereinnahmung. Mit Bordcomputern sind zudem Stapler ausgerüstet worden, die die Transporte im Haupt- sowie im TK-Lager übernehmen. Ferner befinden sich im Bereich der Kommissionierung robuste und handlich konzipierte Datenerfassungsgeräte im Einsatz.

Werker, die unter wortwörtlich zu nehmenden eiskalten Umgebungsbedingungen im TK-Lager arbeiten, werden hingegen über Voice-Clients, also sprachgestützt, geführt. Dank dieses Dialogsystems können sie beide Hände für Ihre Arbeit nutzen, sodass diese Abläufe deutlich schneller vonstattengehen, Fehlgriffe praktisch ausgeschlossen sind und die Produktivität insgesamt gesteigert werden kann.

Anfängliche Skepsis Einzelner gegenüber den neuen Technologien konnte schnell zerstreut werden. „Auch in diesem Zusammenhang hat sich das Phasenmodell bewährt, denn die jeweils betroffenen Mitarbeiter konnten durch Training on the Job in Bereichen, die bereits aufgeschaltet waren, optimal vorbereitet werden“, so Richard Martin.

Uwe Langerbeins von Rullko sieht weitere Gründe, weshalb die Einführung weitestgehend problemlos gelang: „Wir sind seit sehr langer Zeit stark verwurzelt in der Region und viele Mitarbeiter arbeiten über Generationen in unserem Unternehmen, wo die Arbeitsatmosphäre geprägt ist von gegenseitigem Respekt und Vertrauen. Insofern war die Bereitschaft von vornherein groß und man hat einfach nur mal kurz beim Kollegen nachgeschaut, wie die neue Technik funktioniert und schnell die Vorteile erkannt.“

Keine aufwändigen Anpassungen erforderlich

Seit Inbetriebnahme des pL-Store-LVS profitiert der Lebensmittelgroßhändler über die beleglose Kommissionierung hinaus von einer Vielzahl branchenspezifischer Funktionen innerhalb des Lagerverwaltungssystems. Dazu zählen unter anderem die Online-Bestandsführung, MHD-Abwicklung ab Wareneingang mit Restlaufzeiten, Temperaturerfassung, ein Bio-Waren-Handling, ein Flächenmanagement mit integrierten Optimierungsverfahren sowie Applikationen für kundenindividuelle Auszeichnungen.

Dank der Online-Bestandsführung können Bestellungen in Echtzeit auf Plausibilität hinsichtlich der Warenverfügbarkeit geprüft und abgewickelt werden. Im LVS-Standard abgedeckt sind zudem Möglichkeiten der Parallel-Kommissionierung. Wählt Rullko zukünftig auch diese Option, lassen sich Teilmengen aus unterschiedlichen Aufträgen zusammenfassen, so dass weitere Laufwege eingespart werden können.

Zudem nutzt Rullko ein ebenfalls von proLogistik implementiertes Reporting-Tool. Ziel hierbei ist, durch ein systematisches Monitoring weitere Verbesserungspotenziale zu identifizieren, um die Performance in sämtlichen Lagerzonen kontinuierlich weiter zu steigern. Dabei lassen sich auch Daten aus völlig unterschiedlichen Quellen zusammenführen. Die erzeugten Statistiken können visualisiert und anderen Abteilungen zur Verfügung gestellt oder für Präsentationszwecke verwendet werden.

Fit für aktuelle und zukünftige Anforderungen

Insgesamt rund 14.000 Stellplätze, verteilt über zwei Lagerstandorte, werden bei Rullko Großeinkauf in Hamm heute über das pL-Store-LVS verwaltet. Auf Materialflussebene sorgen stetige Anpassungen an die tagesaktuelle Auftragslage für eine bestmögliche Koordination der vorhandenen Ressourcen, wie etwa Transportmittel und Personal. Das Zusammenwirken zwischen Soft- und Hardware bewirkt zudem, dass Abläufe beschleunigt und Fehlgriffe minimiert werden – sei es im Wareneingang oder im Zuge der Kommissionierung.

„Zu sagen, es hätte während der Umsetzung keinerlei Diskussionen oder Anlaufschwierigkeiten gegeben, wäre angesichts der Komplexität des Projekts unseriös“, betont Uwe Langerbeins.“

Doch dank einer Partnerschaft auf Augenhöhe hätten sich aufkeimende Probleme stets schnell ausräumen lassen. Ein weiterer Pluspunkt, der durch die Einführung einer digitalen Lagerverwaltung erzielt werden konnte, ist Transparenz. Denn speziell beim Umgang mit Lebensmitteln ist es wichtig, die aus Gründen des Verbraucherschutzes vom Gesetzgeber vorgeschrieben Richtlinien ohne jegliche Abstiche zu befolgen.

Mit einer weiter verbesserten, systemunterstützten Rückverfolgbarkeit der Waren ist Lebensmittelsicherheit auch zukünftig garantiert. Damit bedient der Großküchen- und Gastronomie-Spezialist zugleich die Anforderungen der überarbeiteten Version IFS Logistics 2.2, die Anfang Juni 2018 in Kraft getreten ist.

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