Papierlogistik : Wie die Barmer 1,3 Tonnen Post handhabt

Mehr als eine Tonne Papierpost erreicht die Barmer Ersatzkasse am Standort Wuppertal täglich. Noch im Frühjahr 2021 soll nun eine neue Logistik in Betrieb gehen.

Bis zu 25 Arbeitsplätze umfasst der neue Posteingang der Barmer-Ersatzkasse in Wuppertal. Hier werden bis zu 1,3 Tonnen Briefe pro Tag sortiert und anschließend digitalisiert. | Bild dobülog
Bis zu 25 Arbeitsplätze umfasst der neue Posteingang der Barmer-Ersatzkasse in Wuppertal. Hier werden bis zu 1,3 Tonnen Briefe pro Tag sortiert und anschließend digitalisiert. | Bild dobülog
Tobias Schweikl

Die Mengen sind enorm und werden spontan nicht mit einer Krankenkasse in Verbindung gebracht, doch Willy Krapp von der Barmer Ersatzkasse bestätigt:

„Bis zu 1,3 Tonnen Post gehen täglich bei uns ein und bis zu 600 Pakete sowie rund 2.000 Briefe verlassen unser Haus auch jeden Tag wieder.“

Der Leiter des Dienstleistungszentrums (DLZ) der „Barmer“, einer der größten gesetzlichen Krankenkassen Deutschlands, beschreibt das „papiergebundene“ Sendungsaufkommen seines Unternehmens am Standort Wuppertal. Dieses Aufkommen ist zum überwiegenden Teil auf den Kontakt mit den Versicherten und Leistungserbringern zurückzuführen und reicht von postalischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen über Fahrtkostenbelege bis hin zu Behandlungsberichten, um nur drei Beispiele zu nennen.

Trotz zunehmender Digitalisierung ist ein Rückgang der Papierpost nicht zu erkennen und erfordert eine vergleichsweise aufwändige Logistik. Diese soll nun mit einem Neubau optimiert werden. Die ganzheitliche Projektbegleitung im Bereich der Intralogistik übernimmt dabei die dobülog Planungsgesellschaft mbH, Dortmund.

Zwei getrennte Logistikbereiche

Das neue Dienstleistungszentrum der Barmer Ersatzkasse entsteht im gleichnamigen Stadtteil Barmen von Wuppertal und soll im Frühjahr 2021 in Betrieb gehen.

„Unsere Aufgaben umfassen die Konzeption, die Unterstützung der Ausschreibungen und Auftragsvergaben, das daran anschließende Projektmanagement sowie die Abnahme aller intralogistischen Gewerke“, beschreibt Andreas Bücker, Geschäftsführer von dobülog, den Leistungskatalog seines Beratungs- und Planungsbüros.

Ein Teil dieser Tätigkeiten ist bereits abgeschlossen. Die Zusammenarbeit befindet sich zurzeit in der Realisierungsphase. Der neue Gebäudekomplex umfasst zwei Kernbereiche des DLZ: Die „Logistik“ - zuständig für die Versorgung der Organisationseinheiten im Bundesgebiet mit den „Gütern des Verwaltungshandelns“ – und das „Inputmanagement“. Letzteres dient der Digitalisierung der eingehenden Post und der Verarbeitung der Kommunikationsanforderungen aus E-Mails, Apps, Telefaxen oder Scan-to-Mail-Sendungen.

Ist für die „Logistik“ mit rund 25 Arbeitsplätzen primär ein konventionelles, staplerbedientes Palettenlager mit zirka 1.800 Stellplätzen und eine daran anschließende Fördertechnik geplant, stellt sich das „Herzstück“ der Anlage, das „Input-Management“ mit insgesamt 235 Arbeitsplätzen, komplexer dar: Hier entfallen bis zu 25 Arbeitsstationen auf den Posteingang, der mit Röntgenanlage für eingehende Briefe, mit automatischer Fördertechnik für Postbehälter sowie Umpackplätzen in Barmer-eigene Behälter ausgestattet ist.

Nach mehrstufigen manuellen Sortierprozessen und der Zuführung der Briefe an eine automatische Schlitzanlage fahren die Sendungen über Fördertechnik in einen Bürobereich. Dort werden sie digitalisiert, in Kartons gelegt und zwecks Kurzzeitarchivierung in zwei vertikale Lagerliftsysteme verbracht. Bis zu 2.400 Kartons nehmen diese Lifte auf. Die Originalpost verbleibt hier, gemäß gesetzlicher Frist, bis zu drei Wochen und wird danach vernichtet.

„Die Postbearbeitung muss sehr schnell und absolut sicher erfolgen“, erläutert DLZ-Leiter Willy Krapp.

Die erste Tranche des täglichen Tonnenaufkommens wird um 6.00 Uhr morgens angeliefert, die zweite um 8.00 Uhr. Um 12.00 Uhr desselben Tages sollen alle Briefe bereits gescannt und digitalisiert sein.

„Unsere Versicherten können sich auf eine umgehende Bearbeitung ihrer Anliegen verlassen“, ergänzt Krapp.

Der DLZ-Chef sieht der Inbetriebnahme des neuen Logistikzentrums, das eine bestehende, in die Jahre gekommene Anlage ersetzen wird, mit gespannter Erwartung entgegen: „Unser Service wird dadurch schneller und effizienter.“ dobülog-Geschäftsführer Bücker ergänzt: „Wir arbeiten vertrauensvoll zusammen und freuen uns sehr, die Barmer bei diesem Optimierungsprozess unterstützen zu können.“

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